Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdy jsme správcem a kdy zpracovatelem

Správcem jsme u údajů o návštěvnících webu, žadatelích o trial, o našich zákaznících (nabyvatelích) a jejich uživatelích — o účtu a vzájemné komunikaci.

Zpracovatelem jsme u obsahu, který do aplikace vloží nabyvatel nebo jeho uživatelé — údaje o stavbách, zadavatelích, zhotovitelích a dalších účastnících výstavby a jejich kontaktních osobách, projektová dokumentace, fotografie a další podklady. U tohoto obsahu je správcem nabyvatel; zpracování se řídí zpracovatelskou smlouvou. Týká-li se vás takový údaj (například jako stavbyvedoucího uvedeného v plánu), obraťte se prosím na toho, kdo plán zpracoval — viz článek 9.

2. Jaké údaje zpracováváme a odkud je máme

• Přihláška do trialu: jméno, pracovní e-mail, telefon (nepovinný), IČO a název firmy, odpovědi na otázky formuláře (role, velikost firmy, počet zakázek, zařízení, odkud o nás víte, zájem o placenou verzi a o vytěžování podkladů, co od aplikace potřebujete) a zaškrtnuté souhlasy.
• Uživatelský účet: jméno, e-mail, heslo (jen jako otisk, nikdy čitelně), role v kanceláři, zvolený jazyk; nepovinně telefon, předmět činnosti, IČO a číslo osvědčení o odborné způsobilosti, které si vyplníte do profilu a které se tisknou do hlavičky plánu.
• Objednávky a platby: fakturační údaje (obchodní firma, IČO, DIČ, sídlo, e-mail pro faktury), u objednávky bez účtu i jméno a nepovinně telefon objednatele, zvolené období a způsob platby, historie objednávek, plateb a faktur. Údaje platební karty zadáváte přímo platební bráně Stripe; my je nevidíme ani neukládáme.
• Kancelář: název, obchodní jméno, IČO, DIČ, kontakt, sídlo a logo — tisknou se do hlavičky plánu.
• Provozní a bezpečnostní údaje: přihlášení a odhlášení, přihlášená zařízení (prohlížeč, systém, IP adresa, čas poslední aktivity), změny účtu, neúspěšné pokusy o přihlášení (zadaný e-mail a IP adresa), žádosti o nové heslo, záznamy o úkonech v zakázkách.
• Dvoufázové ověření a obnova hesla: otisky jednorázových a záložních kódů, otisky tokenů důvěryhodných zařízení a otisky odkazů na nové heslo.
• Komunikace: obsah zpráv v podpoře (dotazy, hlášení chyb, odpovědi), stránka, ze které jste psali, a označení prohlížeče.
• Záznamy o souhlasu s podmínkami: e-mail, verze a otisk znění, se kterým jste souhlasili, datum, IP adresa a údaje o prohlížeči; spolu s tím archivujeme samotný text tehdejšího znění.

Odkud údaje máme. Většinu od vás — z přihlášky, profilu a z práce v aplikaci. Část vzniká automaticky provozem služby. Údaje o firmách doplňujeme z veřejného registru ARES podle IČO. Účet vám může zřídit i poskytovatel nebo správce kanceláře, do které patříte; vaše jméno a e-mail pak máme od něj.

Musíte nám údaje poskytnout? Jméno a e-mail ano — bez nich nelze účet zřídit ani službu poskytovat. Ostatní údaje jsou dobrovolné; bez nich zůstanou nedostupné jen související funkce (například údaje v hlavičce plánu).

3. K jakým účelům a na jakém právním základě

• Plnění smlouvy a kroky před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) — posouzení přihlášky a zřízení trialu, objednávka a platba předplatného včetně faktur, zřízení a provoz účtu, poskytování služby včetně podpory, provozní e-maily (přístupové údaje, ověřovací kódy, odkazy na nové heslo, odpovědi podpory, upomínky a upozornění před smazáním dat) a vyřizování reklamací.
• Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR) — vyřizování žádostí subjektů údajů, poskytnutí údajů orgánům veřejné moci, ukládá-li to zákon, a účetnictví a daňové doklady.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) — zabezpečení služby a ochrana formulářů před zneužitím, provozní a bezpečnostní záznamy, odhalování a oprava chyb, vyhodnocení zpětné vazby, doklad o souhlasu s podmínkami a obhajoba právních nároků. Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (článek 9).

Marketingová sdělení nerozesíláme a údaje nepoužíváme k profilování ani k cílení reklamy.

4. Komu údaje předáváme

Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní účely. Sdílíme je jen s dodavateli, bez kterých službu nelze provozovat; ti je pro nás zpracovávají podle smluvních podmínek, které odpovídají čl. 28 GDPR.

Služby volané z našeho serveru. Registr ARES (Ministerstvo financí ČR) se ptáme na údaje o firmě podle IČO; odchází mu jen IČO, nikoli údaje o vás.

Písma, ikony a skripty servírujeme z vlastní domény; web ani aplikace nenačítají žádné cizí analytické, reklamní ani mapové služby.

Uživatelé vaší kanceláře vidí vaše jméno, e-mail, roli a zakázky, se kterými pracujete. Údaje z vašeho profilu se tisknou do plánů, které vydáte, a dostane je každý, komu plán předáte.

Další příjemci. Údaje můžeme předat orgánům veřejné moci, ukládá-li nám to právní předpis, a právním či daňovým poradcům vázaným mlčenlivostí. Při převodu provozu služby je můžeme předat nástupci, který bude službu dále poskytovat; o takovém převodu vás budeme informovat předem.

5. Předávání mimo Evropskou unii

Web, aplikace, databáze a soubory běží na serverech poskytovatele hostingu v České republice. Anthropic může údaje odeslané funkcím s umělou inteligencí zpracovávat ve Spojených státech. Předání se opírá o standardní smluvní doložky EU podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914, Modul 2 a 3, které jsou součástí smlouvy o zpracování osobních údajů společnosti Anthropic. Kopii použitých záruk vám na vyžádání zašleme.

Platební brána Stripe zpracovává platby v Evropské unii (Irsko); část zpracování může probíhat u jejích přidružených společností ve Spojených státech na základě standardních smluvních doložek EU a EU–U.S. Data Privacy Framework podle smlouvy o zpracování osobních údajů společnosti Stripe.

6. Funkce využívající umělou inteligenci

Některé funkce aplikace připravují návrhy pomocí jazykového modelu společnosti Anthropic, PBC (USA). Odesílají do něj tyto údaje:

• Vytěžení údajů z podkladů — obsah nahraných dokumentů PDF (typicky projektové dokumentace stavby). V dokumentaci bývají jména, funkce a kontakty účastníků výstavby, čísla autorizací a adresy.
• Návrhy textů plánu — údaje zakázky, které jste zadali nebo potvrdili (stavba, účastníci, termíny, posouzení), a znění části plánu, ke které návrh vzniká.

V jaké roli. U obsahu zakázek jsme zpracovatelem a jednáme podle pokynu nabyvatele, který funkci spustí.

Funkce se spouštějí vždy až na pokyn uživatele (tlačítkem); nic se neodesílá samo. Výstup je vždy jen návrhem ke kontrole, nikoli rozhodnutím — do plánu jde jen to, co uživatel potvrdí. Anthropic podle svých obchodních podmínek pro firemní zákazníky (Commercial Terms of Service, čl. B) nesmí obsah, který mu předáme, použít k trénování modelů, a my to nečiníme také. Vstupy a výstupy Anthropic běžně maže do 30 dnů; déle je drží jen tehdy, když obsah porušuje jeho pravidla užívání nebo když mu to ukládá zákon.

Pozor na podklady. Nenahrávejte prosím dokumenty, které pro plán nejsou potřeba, zejména s údaji o zdravotním stavu a jinými zvláštními kategoriemi podle čl. 9 GDPR (typicky záznam o úrazu).

7. Cookies

Používáme jen technicky nezbytné cookies (přihlášení a zapamatování důvěryhodného zařízení); analytické ani reklamní cookies nepoužíváme, a proto nežádáme o souhlas. Přehled je v dokumentu Zásady používání cookies.

8. Jak údaje chráníme

Veškerá komunikace mezi prohlížečem a službou je šifrována (HTTPS). Hesla ukládáme jen jako otisk (bcrypt), stejně tak kódy dvoufázového ověření, tokeny důvěryhodných zařízení a odkazy na nové heslo. Přihlašovací formulář chrání brzda proti hádání hesel, přihlášení vyprší po 12 hodinách nečinnosti a na účet mohou být přihlášena nejvýše 3 zařízení; přehled přihlášených zařízení a aktivity účtu najdete v profilu.

Podklady a fotografie ze staveb leží mimo veřejnou část webu a vydávají se jen přihlášenému uživateli s oprávněním k zakázce. Přístup k produkčnímu prostředí a k datům nabyvatelů mají jen pověřené osoby poskytovatele vázané mlčenlivostí, a to v rozsahu nutném pro provoz, podporu a opravu chyb. Zálohy pořizuje poskytovatel hostingu.

Dojde-li k porušení zabezpečení, ohlásíme ho do 72 hodin Úřadu pro ochranu osobních údajů, ledaže je nepravděpodobné, že by představovalo riziko pro vaše práva a svobody. Bude-li riziko vysoké, budeme bez zbytečného odkladu informovat i vás.

9. Vaše práva

Jako subjekt údajů máte právo:

• na přístup — zjistit, zda vaše údaje zpracováváme, a získat jejich kopii;
• na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů (většinu opravíte sami v profilu);
• na výmaz — není-li dán důvod pro další zpracování;
• na omezení zpracování v případech podle čl. 18 GDPR;
• na přenositelnost údajů ve strukturovaném, strojově čitelném formátu;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• odvolat souhlas, pokud jste nějaký udělili, a to kdykoli s účinky do budoucna;
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

Žádosti zasílejte na info@koordi.cz. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Vyřízení je bezplatné. Podle povahy žádosti vás můžeme požádat o ověření totožnosti.

Týká-li se žádost údajů, které do aplikace vložil nabyvatel (například údajů o vás jako účastníkovi výstavby), musí ji vyřídit nabyvatel jako správce. Žádost mu bez zbytečného odkladu předáme, poskytneme mu součinnost a dáme vám vědět, na koho se obrátit.

10. Jak dlouho údaje uchováváme

• Účet a data kanceláře — po dobu trvání smlouvy. Po jejím skončení — po skončení trialu bez objednání předplatného, po skončení předplatného nebo při prodlení s platbou — je účet 30 dní jen ke čtení a poté se účty i data kanceláře smažou; 7 dní předem vás upozorníme e-mailem.
• Smazané zakázky, klienti a firmy v koši — 90 dní od smazání, poté se odstraní.
• Fakturační a účetní doklady — 10 let od konce zdaňovacího období (zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, a zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví).
• Přihláška do trialu — schválená po dobu trvání účtu; zamítnutá nejdéle 12 měsíců od rozhodnutí.
• Záznamy o souhlasu s podmínkami včetně archivu znění — 10 let od udělení, jako doklad o obsahu smlouvy pro případ sporu.
• Přihlášená zařízení — 90 dní od odhlášení nebo vypršení přihlášení.
• Aktivita účtu a žádosti o nové heslo — po dobu trvání účtu. Neúspěšné pokusy o přihlášení (zadaný e-mail a IP adresa) — 90 dní.
• Zprávy v podpoře — po dobu trvání účtu.
• Záznamy o úkonech v zakázkách — po dobu existence zakázky.
• Brzda proti zneužití formulářů (IP adresa) — 1 hodina.
• Provozní logy serveru (chyby aplikace) — 90 dní.
• Zálohy — podle podmínek poskytovatele hostingu; starší se přepisují. Údaje smazané z provozní databáze v nich mohou do té doby přetrvat, cíleně se z nich neobnovují.

11. Automatizované rozhodování

Nedochází u nás k automatizovanému rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo. Návrhy umělé inteligence jsou vždy podkladem pro rozhodnutí člověka.

12. Kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je porwisz consulting s.r.o., IČO 21349797, DIČ CZ21349797, se sídlem Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 400548, datová schránka sq7y4cn. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali — podle povahy a rozsahu zpracování nám to čl. 37 GDPR neukládá. S dotazy, žádostmi i stížnostmi se obracejte na info@koordi.cz.

13. Změny těchto zásad

Zásady aktualizujeme, změní-li se rozsah zpracování, dodavatelé nebo právní úprava. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo oznámením v aplikaci. Aktuální znění je vždy na této adrese; jeho verze je uvedena v záhlaví.